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Riesgo Coronavirus: 11 medidas preventivas para mantener la continuidad del negocio.

¡Todos los escenarios siguen sobre la mesa! Así lo describe la Organización Mundial de la Salud (OMS) en lo que concierne al coronavirus o COVID-19, en este inicio del año 2020. Si bien aún no se estima que se vuelva una pandemia, este virus sigue todavía en el revuelo mundial por su alto nivel de contagio (a pesar de presentar una baja tasa de mortalidad, la cual es cercana al 2.8%) ya que se tienen registrados aproximadamente 74,576 casos.

Según (Consalud, 2020) “Hasta la fecha, todos los fallecidos se han producido en China salvo seis que han sido reportados en Taiwán, Japón, Filipinas, Hong Kong y Francia”

Siendo China un país con altísimo nivel comercial y de manufactura [es el país número 1 a nivel mundial en capacidad de exportación (Actividadeseconomicas.org, 2019)] la posibilidad de contagio sigue siendo una realidad con el resto del mundo.

Sea hoy el COVID-19 o el día de mañana un nuevo virus desconocido para la humanidad, las preguntas que te invito a que te hagas son: 

  1. ¿Está preparado mi país para manejar una situación de este tipo de riesgo?
  2. ¿Está preparada mi organización para mantener su operatividad bajo un riesgo como este? 

Si la incertidumbre es lo que viene a tu mente, posiblemente no lo estén. Y es acá donde entra la Gestión de Continuidad de Negocios. Cuando escuchamos el término continuidad de negocios (si ya lo conocemos) la sensación inmediata invita a pensar en contingencias, riesgos tecnológicos e incluso desastres naturales; sin embargo, la estrategia para mantener la operatividad de las organizaciones en escenarios disruptivos debe ser orientada al más amplio espectro de riesgos o escenarios que pueden afectar a la organización.

En otras publicaciones he resaltado que el corazón de un sistema de continuidad de negocios pasa por un correcto Análisis de impacto al negocio y una correcta evaluación de riesgos, las cuales, forman las bases para la construcción de una estrategia que contempla un plan.

La mayor parte de las estrategias contra riesgos fracasan, porque carecen de una planificación, las organizaciones subestiman las condiciones que les pueden causar disrupciones a la operatividad y luego se ven en escenarios donde tiene que “improvisar”. Esto me recuerda a una frase que leí por ahí “Nunca hay tiempo para planificar, pero siempre hay tiempo para hacer las cosas dos veces”un reflejo claro de la práctica continua de los reprocesos.

Por lo tanto, revisaremos un conjunto de medidas propuestas por OMS que te han de apoyar en la creación de una estrategia para poder prepararte ante escenarios como el COVID-19, pero las integraremos en 11 medidas con una perspectiva de continuidad de negocios para riesgos asociados a enfermedades, desde las directrices de comunicación, personas y la recuperación tecnológica.

Ilustración 1 Directrices básicas para mantener la Continuidad de Negocios.

1. Personas.

Proteger el bienestar de los colaboradores y brindarles apoyo, forma parte fundamental de la estrategia de continuidad de negocios. Acá las medidas son:

  1. Designar una persona con rol de liderazgo en la organización que se encargue de dar seguimiento a la evolución de la enfermedad y los posibles impactos en la continuidad de la operación.
  2. Brindar los equipos de protección adecuados al personal (desinfectante de manos, mascarillas, etc.) y garantizar tener un stock de abastecimiento.
  3. Establecer un procedimiento sencillo para el manejo de cualquier sospecha de infección, que pasos se deben seguir y cuáles son los canales de comunicación adecuados. Así mismo, mantener identificados a los entes autorizados para el manejo de los casos detectados (Hospitales, centros de salud, Clínicas, etc.).
  4.  Realizar continuas evaluaciones de las condiciones higiénico-sanitarias en diferentes puntos de la organización y realizar las adaptaciones correspondientes a los diferentes escenarios que vaya presentando la enfermedad.

2. Comunicación.

Esta parte juega un rol principal en la capacidad que tiene la organización para poder transmitir el conocimiento, las medidas adecuadas, y la continua retroalimentación a su staff. Las medidas en este punto son:

  1. Comunicar los riesgos críticos y demás eventos asociados a la enfermedad a todo el personal, de esa forma, se mejorará el conocimiento de los colaboradores y se ira eliminando la desinformación.
  2. Desarrollar un plan de educación para capacitar a los colaboradores sobre control de infecciones, higiene personal, uso de equipos de protección, medidas alimentarias, lavado de manos y comportamiento en ambiente llenos de personas.
  3. Implementar una estrategia de comunicación de riesgo sencilla que transmita a los colaboradores las medidas de protección y prevención en caso de identificar un escenario de contagio.

3. Enfoque tecnológico.

Encontrarse bajo escenarios de este tipo no significa que la parte tecnológica no pueda ser afectada, causando afectaciones a la continuidad del trabajo. Acá la solución pasa por mantener una correcta administración de vulnerabilidades basada en riesgos a como lo destaca la consultora Gartner (Prateek Bhajanka, 2019) “Para 2022, las organizaciones que usen el método de administración de vulnerabilidades basada en el riesgo sufrirán un 80 % menos”. 

Las 4 medidas básicas a tomar en cuenta son:

  1. Tener identificadas los procesos y las funciones críticas de la organización; aquellas que puedan verse afectadas y aquellas que puedan trabajar a un mínimo de capacidad.
  2. Revisar las locaciones alternativas que pueden ser usadas para realizar el trabajo operativo por el personal crítico (esto incluye el trabajo remoto desde casa, garantizando el equipo adecuado).
  3. Validar o establecer relaciones con socios estratégicos que brinden servicios de críticos a la compañía y que puedan garantizar la continuidad de estos en situaciones disruptivas (servicios de telecomunicaciones, electricidad, soporte técnico, etc.).
  4. Establecer un procedimiento y proporcionar la capacitación para el staff crítico necesario para poder desarrollar el trabajo de forma remota o en condiciones disruptivas.

Estas son las medidas esenciales que he considerado deben tomar las organizaciones ante situaciones disruptivas originadas de eventos como el coronavirus para mejorar sus opciones de mantenerse operativos (cabe señalar, que para establecer un sistema de continuidad de negocios bajo un estándar como ISO 23301, se requiere en la profundización de estos y otros relacionados).

Sin duda alguna, la administración de la vulnerabilidad cada vez se vuelve un punto más sobresaliente e importante para las organizaciones y se deben tomar medidas al respecto en un mundo tan acelerado.

Siempre es un gusto para mí poder compartir un poco de conocimiento y experiencia. Espero este articulo haya sido de tu agrado

¡Saludos Cordiales!

Créditos a las publicaciones de

·        Actividadeseconomicas.org. (14 de Marzo de 2019). Datasur. Obtenido de https://www.datasur.com/top-10-paises-mayores-exportadores-del-mundo/

·        Consalud. (20 de Febrero de 2020). Consalud. Obtenido de https://www.consalud.es/pacientes/oms-mantiene-escenarios-coronavirus-niega-exista-pandemia_74540_102.html

·        Prateek Bhajanka, M. S. (2019). A Guide to Choosing a Vulnerability Assessment Solution. Gartner.

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Los sesgos de la mente al negociar y 3 estrategias que te ayudan a superarlo.

Hace un par de meses mi amiga María Auxiliadora (A quien llamare en el resto del artículo “Xilo”) me comentaba sobre un problema que tenía el aire acondicionado de su carro (el cual aún se encuentra bajo garantía de la casa comercial) pero que no aplicaba a la caución que le brindaba la casa comercial para la reparación.

Era una situación inusual ya que ella realizaba todos los mantenimientos según el plan requerido para el vehículo y eso incluía el aire acondicionado, por lo tanto, le aconseje que negociara con la casa por esa reparación, sin embargo, ella me comentaba que no creía que pudiese llegar a acuerdo alguno.

Inmediatamente surge la pregunta ¿Por qué sacar conclusiones anticipadas antes siquiera de empezar la negociación? Este tipo de comportamiento corresponde a los sesgos mentales que nos interponemos antes de empezar a negociar por una situación.

Y estos sesgos mentales provienen de mal comprender dos términos: La experiencia y la pericia. Estos términos no son sinónimos y no se llega a uno a través del otro, según los investigadores Margaret Neale y Greg Northcraft, que están entre los principales estudiosos de la conducta organizacional, afirman que “esos sesgos se pueden superar, no mediante el desarrollo de la experiencia, sino a través del desarrollo de la pericia”.

Pero, ¿A que nos referimos con pericia y experiencia? La experiencia es algo que se gana a través de repetir constantemente un mismo tipo de negociación, y la pericia se gana cuando se forma una “estrategia” mental de lo que constituye una negociación efectiva.

Una vez aclarados estos puntos, le explicaba a Xilo de qué manera podía superar esos sesgos que le impedían atreverse a llevar a cabo una negociación con la casa comercial y conseguir reparar el aire de su vehículo en condiciones que le favorecieran a ambas partes.

Veamos cuales son según Max Bezerman (Bazerman, Max H. “El negociador genial” (Gestión del conocimiento) (Spanish Edition). Empresa Activa) las tres estrategias que contribuyen a superar los sesgos mentales al momento de negociar:

Estrategia 1: Pensar según el sistema 2.

¿Se lee interesante esto del sistema 2 no? Uno se puede preguntar si hay un sistema 2, ¿Cuál es el sistema 1?, veamos a continuación de que se trata esta primera estrategia.

El sistema 1 y 2 son principios definidos por los investigadores Keith Stanovich y R.F. West los cuales definen al sistema 1 como la forma de negociar a través de la intuición lo cual por lo general es más rápido, automático, sin esfuerzos, basado la mayor parte del tiempo en las emociones. Este sistema es el que aplicamos más comúnmente en el día a día y es el que la Xilo estaba aplicando en el momento que me comentaba su problema.

El sistema 2 (el que nos interesa) es una forma más razonada de negociar, más lento, más consciente, exige hace análisis y se basa en la lógica. ¿Cómo la Xilo puede aplicar este sistema? Estudiando su contrato de mantenimiento, reconociendo todos los puntos que le aplican y las brechas en el que le permitan abrir la negociación con su casa matriz.

Estrategia 2: Aprenda mediante el uso de analogías.

Dicen por ahí que “el ser humano es el único ser en la naturaleza que tropieza más de una vez con la misma piedra y no corrige el camino” por lo tanto, aprender de las experiencias solamente no resulta tan efectivo en las negociaciones, se requiere un poco más para poder superar los sesgos que nos genera la mente.

Le comentaba a la Xilo que, si aplicaba esta estrategia, debe tomar en cuenta que aprender de una única experiencia cada vez con demasiada frecuencia la podía llevar a centrarse en elementos “superficiales” de la situación, como lo son, el día, la hora, percepciones sugeridas, etc., mientras que en el proceso de comparar y contrastar experiencias diferentes ayudan a reconocer “patrones” que son de utilidad en la negociación, como lo son un BATNA, ZOPA, precio de reserva, etc. Los cuales estuvieron presentes en diferentes negociaciones con la casa comercial como la compra del carro, el contrato de mantenimiento, adquisición de repuestos, garantía, etc.

Estrategia 3: Adoptar el prisma del “Forastero”.

La Xilo sin darse cuenta empezó a usar esta estrategia al momento de consultar opiniones sobre la situación de su carro. Le explicaba que el prisma del forastero es usado muy comúnmente ya que la perspectiva de alguien de fuera no es igual que la que tenemos los que vivimos la situación que está en negociación. Los investigadores Daniel Kahneman y Dan Lovallo definen estas vistas internas y externas como prismas.

La diferencia entre ambas tiene que ver con el enfoque y la capacidad de tomar en cuenta los detalles de la negociación. En el caso de la xilo ella estaba aplicando un prisma interno ya que se había cerrado mentalmente en la imposibilidad de lograr un acuerdo con la casa comercial por la reparación de su aire acondicionado, sin embargo, decidió buscar una opinión externa al respecto (prisma de forastero) y de esa forma reconocer aristas en la negociación que le permitiría alcanzar un trato favorable.

Es bueno preguntarse, ¿Para implementar esta estrategia y erradicar los sesgos es siempre necesario una opinión externa? La respuesta es NO, dado que es una cuestión basada en el enfoque y que a través del desarrollo de pericia la Xilo puede anclar su mente y ver las cosas como si fuera un tercero, no resulta algo sencillo, pero a través del correcto autoanálisis se puede lograr.

La Xilo implementó la tercera estrategia al buscar una opinión externa y se atrevió a negociar con su casa comercial imponiendo condiciones como cliente leal la cual siempre realizaba los mantenimientos según el plan sugerido por la misma casa comercial, lo que inicialmente era un NO en su mente y una factura de reparación muy cara, se convirtió en un jugoso descuento en repuestos y mano de obra necesarios para la reparación y ella salvo dinero, mantuvo la buena relación con su casa comercial y su vehículo en buenas condiciones, por su parte la casa comercial mantiene la lealtad de una excelente cliente, una negociación de ganar-ganar.

Espero te haya gustado el artículo, siempre es un gusto para mi poder compartir un poco de conocimiento y experiencia.

¡Saludos Cordiales!