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Pasos para implementar la herramienta más efectiva de la Filosofía Lean.

Si te mueves dentro del circulo de calidad y gestión empresarial seguramente en algún momento has escuchado o quizás participado en la implementación de herramientas de Lean, si no es así, no hay problema, este artículo trata sobre cómo poner en marcha lo que a mi consideración es la herramienta más efectiva en la Filosofía Lean (en castellano “esbelto”).

Si te estás preguntando ¿Qué es la filosofía Lean? Déjame resumirlo de una forma más simple (sin tener que exponer la historia, los personajes, entre otras cosas, dado que ese será un tema para un próximo artículo): Lean es una filosofía que busca como adentrarse hasta lo más profundo de una organización eliminando los procesos no productivos, haciendo más fácil las operaciones y llevando a niveles más altos de eficiencia a una compañía.

Ahora que estamos claros sobre que es Lean, vamos a explicar sobre cómo implantar lo que para mí es su herramienta más efectiva, las “5S”, cuyo nombre viene de las etapas que la componen en japonés:

I. Figura con las etapas 5S.

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Imagina el siguiente escenario, “te acaban de contratar como responsable de procesos en una compañía de manufactura donde tienen grandes problemas por altos desperdicios y un alto índice de reprocesos y lo primero que te dice tu jefe es que necesita que pongas en funcionamiento una solución que cause un impacto inmediato y al costo más bajo”. ¿Qué podrías hacer en ese momento?, es ahí donde entra la herramienta 5s y su efecto inmediato.

Antes de empezar la implementación dale un recorrido a las áreas de la empresa y empieza a anotar las características de lugares donde veas más desordenado como la planta misma, el taller de mantenimiento e incluso las oficinas y mide los tiempos actuales que les toma realizar los procesos, esos tiempos los compararemos posterior a la implementación de 5S. Selecciona el área donde veas más desorden y enfócate ahí para iniciar 5S. Empieza la implementación de la siguiente forma:

Etapa 1: Separar.

ima2Identifica con el responsable de cada área cuales son las cosas estrictas que deben de mantener en sus puestos de trabajo, es muy probable que te digan que “todo” es necesario y para solventar esa parte, pídeles que clasifiquen en 3 grupos los objetos:

  1. Materiales de uso frecuente.
  2. Materiales de uso esporádico.
  3. Materiales de poco o nulo uso (las que se tienen que desechar).

Este último grupo es el que tiene que ser eliminado pues no aporta valor al proceso.

Etapa 2: Ordenar.

ima3Con la etapa 1 se ha reconocido los materiales útiles y que aportan valor al proceso, es el momento de aplicar la etapa de ordenarlas, pero la pregunta es ¿Cómo debo ordenarlas de forma que aporten valor?, aquí debes tomar en cuenta sobre todo la frecuencia de uso, ¿Qué quiero decir?, entre más frecuente sea su uso más cerca del puesto de trabajo se deben almacenar los materiales útiles y viceversa. En este punto ya debes ir pensando en etiquetar estos materiales en el lugar donde los coloques.

Etapa 3: Limpiar.

ima4¿Limpiar? ¿Se lee como una etapa bastante sencilla no? Pues no es tan así, en esta parte se trata de algo más que solo sacar la escoba y empezar a barrer, debes enfocarte en “limpieza inteligente”, ¿a qué me refiero? Debes reconocer las fuentes de suciedad y establecer un mecanismo preventivo de limpieza de manera que el área se mantenga los más impecable posible todo el tiempo.

Etapa 4: Estandarizar/comunicar.

ima5En este punto ya has separado, ordenado y limpiado, sin embargo, ¿Cómo has de garantizar que los que trabajan en el área mantengan esta metodología? Aquí es donde entra la comunicación y mi sugerencia es establece un método fácil para los trabajadores y uno de ellos son los pictogramas ya que al cerebro se le hace más sencillo la comprensión a través de imágenes (por eso se usan mucho en temas de seguridad), pero esto no es todo, designa a un encargado 5S en el área para que sea quien supervise el cumplimiento de las etapas anteriores.

II. Ejemplos de 5S ya implementados.

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Fuente: https://leanbox.es/ejemplo-de-gestion-visual/

Etapa 5: Respetar.

ima7Este punto es el que te permitirá la continua retroalimentación de lo implementado, te recuerdas que antes de empezar con cada etapa te sugerí que visitaras las áreas y midieras sus tiempos antes de 5S, pues aquí es donde comparas los tiempos de antes y después de 5S y demuestras sus resultados nuevos a la compañía (tu jefe se sentirá muy contento de haberte contratado). Mi sugerencia como herramienta para esta etapa son las listas de verificación, de forma que te permita reconocer todas las variables involucradas en las etapas con cada supervisión.

Con las cinco etapas implementadas debes volver 5S parte de la cultura de la compañía; los niveles de desperdicio y las mejoras en los tiempos de trabajo podrían ser tan significativos como ahorros hasta de un 40% o mayores según mi experiencia.

Sin embargo, no te dije aun por qué creo que es la más efectiva de las herramientas de Lean, la respuesta es sencilla, los resultados positivos de la implementación de esta son altísimos en comparación con los recursos que se requieren para implementarla (en algunos casos cero recursos económicos), adicional a la simplicidad y el efecto inmediato que brinda en la cultura de la organización, en mi opinión lo vuelve un sistema muy productivo.

Espero te haya gustado el artículo, siempre es un gusto para mi poder compartir un poco de conocimiento y experiencia.

¡Saludos Cordiales!


PD: Lo mejor de este sistema, es que no sólo aplica en las empresas, sino, que cada etapa puede ser aplicada en nuestra casa, vehículos, etc.q

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Los 7 principios de la Negociación INDAGADORA

Ya que empezaste a leer este artículo, quiero que te hagas un par de preguntas sobre negociación, ¿Qué alternativas tienes cuando obtienes un “NO” intentando cerrar una negociación? ¿Comprendes la diferencia entre vender y negociar? Esta y otras preguntas también se las he hecho a mi buen amigo Alejandro quien trabaja en compra/venta de vehículos y se encuentra constantemente en situaciones relacionadas a negociación indagadora, generando en él dudas sobre estos cuestionamientos.

Hace un par de meses escribí mi primer artículo sobre negociación (este es el enlace si no lo has visto aun 5 puntos estrategicos que te acercan al exito), lo cual me llevo a seguir aprendiendo sobre el tema (a la vez poniendo en práctica todo lo que iba aprendiendo) ya que esta es una de las ciencias de la vida de las cuales no se aborda mucho (por no decir nada) en las aulas de clases per se. Por eso he considerado importante abordar mi percepción de los “7 principios de la negociación indagadora” planteados por Max Bezerman y cómo tener claro estos puntos han ayudado a Alejandro en su gestión de negociación. Veamos entonces cuales son:

Figura con los principios de la negociación indagadora.

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Principio 1: No te limites a preguntar ¿qué?, pregunta ¿por qué?asd-1

Para Alejandro este primer principio resultó un tanto desconcertante, ya que podemos pensar que negociar se trata sobre saber ¿Qué es lo que desea la otra parte?, y si, saber que quiere es muy importante, sin embargo, reconocer porque lo quiere nos da mucha más información para poder cerrar el trato, debido a que de esa forma reconoces las necesidades internas de tu contraparte y te permite jugar mejor tus cartas.

Principio 2: Reconcilia intereses, no peticiones.

asdCuando a Alejandro sus clientes le quieren comprar un vehículo y le hacen una lista interminable de beneficios adicionales por la compra, cerrar el trato se complica. Es aquí donde él debe llevar a cabo una estrategia más indagadora, ¿Cómo?, desvía el enfoque un momento de las peticiones y empieza buscar en los intereses de esas peticiones. ¿De qué manera se pueden integrar estos interese del cliente? Y es en ese momento donde se abre la oportunidad, ya que indagando se ha dado cuenta de que el cliente de obtener estos beneficios está abierto a adquirir más de un vehículo.

Principio 3: Crear un terreno común, con aliados poco comunes.

asdLa unión hace la fuerza dicen por ahí, y este principio trata sobre eso. Alejandro se dio cuenta de que había mucho mercado por explotar con el comprador del punto 2, sin embargo, reconoce que no posee la capacidad para satisfacer una demanda más amplia. ¿Cerrar negociaciones es la opción? Es ahí donde Alejandro se ha planteado buscar alianzas estratégicas con otros suplidores (competencia a la vez) para poder cumplir con el negocio acordado. A veces debemos explorar bien a nuestros competidores y tener bajo la manga la carta de una posible asociación estratégica que beneficie a ambos.

Principio 4: Interpretar las peticiones como oportunidades.

asd¿Qué pasaría si el cliente de Alejandro no cumpliese con su petición de vehículos a cambio de obtener los beneficios adicionales solicitados por la compra?, esta fue una pregunta muy relevante que Alejandro se planteó durante la negociación. ¿Basta con la palabra del cliente?, es aquí donde entran los contratos o cláusulas de contingencia dentro de una negociación, donde si el cliente no cumplía con oferta de compra realizada a Alejandro en un rango de tiempo, se vería obligado a pagar un monto adicional como penalidad por incumplimiento. ¿Se ha guardado las espaldas Alejandro con esta cláusula? Me parece que sí.

Principio 5: No descartar NADA, pensando que “Es problema de ellos”.

asdY si el cliente de Alejandro le hubiese solicitado el traslado de los vehículos nuevos hasta un cierto punto en Managua debido a que no contaba con el suficiente personal en el momento para poder hacerlo, ¿Sacrificaría el negocio por esta petición, aduciendo que es “problema de ellos” como mover los vehículos comprados?, este es un principio muy asociado a la actitud, muchas veces el “problema de ellos” se vuelve el nuestro. Perder una buena negociación por cosas que están al alcance de poder resolver para la contraparte y no hacerlas, resulta muchas veces en una pésima decisión.

Principio 6: No dejar que las negociaciones acaben con el rechazo de la oferta.

asdEste es uno de mis principios favoritos, ya veremos por qué. Supongamos que el cliente ha rechazado la oferta de Alejandro y no se ha podido cerrar el trato. ¿Qué debe hacer Alejandro? ¿Dar la media y listo?, pues la respuesta es no, y la razón es simple, si el cliente ha rechazado su oferta es porque hay un motivo de por medio y lo más útil que puede hacer Alejandro es preguntar ¿Cuál ha sido la razón?, tal vez conocer la razón incluso le permita desarrollar una mejor contra oferta e incluso recuperar el trato que daba por perdido.

Principio 7: Se debe entender la diferencia entre Vender y Negociar.

AAAACuando le hacia esta pregunta a Alejandro, él me respondía que le parecen términos muy parecidos, y de hecho son términos parecidos, pero no son iguales. Vender se trata sobre poder mostrar a un cliente las mejores cualidades del producto o servicio que ofrecemos para tratar de convencerlo de que compre, mientras que negociar, abarca vender y muchas cosas más, como reconocer los intereses del cliente, cuál es su BATNA, si tiene un precio de reserva, si tiene un ZOPA (todos estos términos los abordamos en el artículo mencionado al inicio), por lo tanto, pensar que al vender estamos negociando puede resultar un tanto errado.

La diferencia entre alcanzar el éxito o no en una negociación utilizando los principios antes mencionados estarán en nuestra capacidad para poder reconocer los detalles en la situación que estamos llevando, estos siempre hacen la gran diferencia entre poder cerrar o no un trato beneficioso. Comprender esto resulto muy ventajoso para Alejandro y espero lo sea para ti también estimado lector.

Siempre es un gusto para mi poder compartir un poco de conocimiento y experiencia.

¡Saludos Cordiales!


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Créditos a las publicaciones de Max Bazerman y Deepak Malhotra con el libro “El negociador genial” y a George Siedel con su libro “Negociar, ruta hacia el éxito”.